В современном мире выбор эффективного инструмента для заметок и организации информации играет ключевую роль. Рассмотрим подробное сравнение трёх популярных сервисов: Evernote, OneNote и Notion, их функциональные возможности, удобство использования и особенности для оптимальной работы с заметками.
Обзор функциональности Evernote OneNote и Notion
Когда сравниваешь три популярных сервиса для заметок, сразу замечаешь разницу в подходе к организации информации. Evernote работает по принципу цифрового архива — здесь всё строится вокруг отдельных заметок, которые группируются в блокноты и помечаются тегами. Например, можно создать блокнот «Рабочие проекты» с тегами «срочно» или «идеи», а внутри хранить PDF-договоры, скриншоты экрана и голосовые напоминания. Интерфейс напоминает классический почтовый клиент с боковой панелью навигации, что привычно для тех, кто давно пользуется программой.
Microsoft OneNote выбирает другой путь. Здесь структура напоминает реальную записную книжку с разделителями и цветными вкладками. Вы создаёте блокнот «Личные цели», внутри него — раздел «Планы на год», а уже там — страницы с ежемесячными задачами. Особенно удобно работать с рукописными заметками на планшете — написанные от руки слова автоматически превращаются в текст. Но если в Evernote поиск находит текст даже внутри изображений, то в OneNote эта функция работает только с рукописными заметками и документами.
Notion вообще не похож на традиционные сервисы. Это скорее конструктор, где вы сами решаете, как будут выглядеть ваши заметки. Вместо блокнотов здесь базы данных с фильтрами и сортировками. Например, можно создать таблицу для отслеживания задач, привязать к ней календарь и добавить шаблон для еженедельных отчётов. Встраивать видео с YouTube или карты Google Maps проще, чем в Evernote — для этого есть специальные блоки. Но если вам нужно быстро записать мысль на ходу, интерфейс покажется избыточным.
Работа с мультимедиа
Все три сервиса умеют хранить файлы, но делают это по-разному. В Evernote можно прикрепить к заметке что угодно — от Excel-таблицы до аудиозаписи. Главная фишка — поиск по тексту внутри PDF и фотографий. Скажете «найди все квитанции за электричество», и система отфильтрует сканы с подходящими словами. Правда, в бесплатной версии эта функция ограничена.
OneNote лучше подходит для смешанного контента. Вы можете вставить таблицу Excel прямо в страницу, писать поверх изображений заметки маркером или добавлять математические формулы. Но если нужно работать с PDF, придётся копировать страницы как картинки — отдельного модуля для документов нет.
Notion проигрывает в обработке файлов, зато выигрывает в визуализации. Видео из Vimeo отображается как плеер, таблицы Airtable встраиваются как интерактивные элементы. Но PDF-документы здесь просто прикрепляются как файлы — поиск по их содержимому недоступен.
Синхронизация и доступность
Evernote долгое время был эталоном синхронизации между устройствами. Даже если вы отредактировали заметку на телефоне без интернета, изменения применятся при восстановлении связи. Но с 2024 года в бесплатном тарифе разрешили только два устройства — этого мало для тех, кто использует компьютер, планшет и телефон.
OneNote синхронизируется через OneDrive, что иногда вызывает конфликты версий. Зато нет ограничений по числу устройств даже в бесплатной версии. Приложение предустановлено на всех Windows-устройствах, но владельцам Mac приходится скачивать его отдельно.
Notion работает в любом браузере и имеет нативные приложения для всех платформ. Но офлайн-режим появился только в 2023 году и до сих пор работает неустойчиво — иногда изменения теряются при повторном подключении.
Коллаборация и интерфейс
Evernote предлагает классический вариант совместной работы — отправить ссылку на заметку с правом просмотра или редактирования. Комментарии привязываются к конкретным абзацам, но нет общего чата для обсуждения. Интерфейс остаётся консервативным — за последние пять лет дизайн почти не менялся.
В OneNote удобно работать над общими проектами — например, планировать свадьбу с родственниками. Каждый участник видит изменения в реальном времени, можно оставлять пометки разными цветами. Но управление доступом сложнее, чем в других сервисах — нужно настраивать права через Microsoft-аккаунты.
Notion создан для командной работы. Вы можете построить целую вики-базу знаний с разделами для отделов компании, настроить уровни доступа и автоматические уведомления. Интерфейс сначала пугает обилием опций, но через пару недель привыкаешь перетаскивать блоки и настраивать шаблоны.
Выбор между этими сервисами зависит от привычек и задач. Evernote подойдёт тем, кто собирает разноплановую информацию и часто ищет по архиву. OneNote удобен для структурированных записей и рукописных заметок. Notion выигрывает там, где нужна гибкая настройка и командное взаимодействие. В следующем разделе разберём, почему Evernote до сих пор остаётся фаворитом для многих пользователей, несмотря на растущую конкуренцию.
Преимущества и ограничения Evernote
Evernote продолжает удерживать позиции лидера в категории классических блокнотов благодаря проверенной системе организации и уникальным функциям обработки контента. Сервис особенно выделяется в работе с изображениями — встроенный сканер документов автоматически выравнивает снимки страниц и убирает тени. Это удобно для оцифровки визиток или чеков — текст с таких изображений становится доступен для поиска через систему распознавания OCR. Например, фотография меню ресторана превращается в редактируемую заметку с возможностью мгновенного поиска по блюдам.
Голосовые записи в Evernote синхронизируются с текстовыми заметками лучше, чем у многих конкурентов. Диктофон автоматически транскрибирует речь в фоновом режиме и привязывает аудиофайл к соответствующему тексту. При этом сохраняется временная метка — можно кликнуть на любой фрагмент текста и услышать оригинальную запись. Для студентов и журналистов это упрощает расшифровку интервью без сторонних сервисов.
Бесплатный тариф подходит только для тестирования основных функций. Лимит в 60 МБ ежемесячных загрузок быстро заканчивается при работе с фотографиями или PDF. Синхронизация между устройствами работает с задержками — изменения на компьютере могут появиться на смартфоне через 15-20 минут. Самое критичное ограничение — отсутствие офлайн-доступа к заметкам на мобильных устройствах. Попытка открыть запись без интернета приводит к ошибке, что недопустимо для полевых исследований или поездок.
Платные подписки устраняют основные ограничения. Тариф Personal (₽349/мес) увеличивает лимит загрузок до 10 ГБ в месяц и даёт доступ к шаблонам для ежедневников. Функция поиска по рукописным заметкам здесь работает точнее базовой версии — система распознаёт даже небрежный почерк. Для командной работы полезен Professional (₽499/мес) с историей изменений до 365 дней и возможностью подключения корпоративных аккаунтов. Интересная особенность — создание собственных виджетов для быстрого доступа к часто используемым шаблонам.
Кроссплатформенность Evernote имеет скрытые нюансы. Веб-версия уступает десктопному приложению в скорости работы с большими базами заметок — при 5000+ записей поиск замедляется на 30-40%. На iOS версии 15.6 и старше иногда возникают проблемы с синхронизацией медиафайлов — изображения дублируются или отображаются как битые ссылки. Пользователи Windows отмечают нестабильную интеграцию с Outlook — напоминания из почты иногда не переносятся в календарь Evernote.
Система тегов десятилетней разработки остаётся главным козырем сервиса. Вложенные метки и умные фильтры позволяют создать многоуровневую структуру без ручной сортировки. Например, тег #контракт_2025 автоматически группирует все PDF-документы с упоминанием конкретного года в тексте. Но эта гибкость требует времени на освоение — новички часто путаются между стеками тегов и традиционными папками.
Офлайн-режим в премиум-версиях работает избирательно. На Android сохранённые заметки доступны без интернета в 95% случаев, тогда как на macOS иногда возникают ошибки кэширования. Разработчики признают эту проблему в официальном блоге и рекомендуют вручную активировать автономный доступ для критически важных записей.
Для творческих профессий Evernote предлагает неочевидные преимущества. Скетч-панель в мобильном приложении поддерживает стилусы с регулировкой нажима — рисунки сохраняются как векторные объекты с возможностью последующего редактирования. В тестовом режиме появилась интеграция с Midjourney — генерация изображений по текстовому описанию прямо внутри заметок. Но эта функция пока доступна только на английском языке и требует отдельной подписки.
Безопасность данных вызывает вопросы у корпоративных клиентов. Шифрование заметок работает только для отдельных фрагментов текста, а не для всего аккаунта. При экспорте базы в HTML-формат метаданные о тегах и истории изменений частично теряются. Для резервного копирования разработчики советуют использовать сторонние инструменты вроде Google Takeout, что усложняет процесс миграции.
Мобильная версия Evernote постепенно теряет позиции в удобстве. Новый интерфейс с горизонтальными вкладками увеличивает время навигации — переход между блокнотами занимает на 2-3 клика больше, чем в 2023 году. Но для консервативных пользователей сервис остаётся эталоном стабильности — формат заметок не менялся с 2018 года, что гарантирует совместимость с архивными данными.
Уникальные функции и возможности Microsoft OneNote
Если Evernote предлагает структурированный подход к организации информации, то Microsoft OneNote переворачивает представление о цифровых блокнотах. Здесь нет жёстких шаблонов — страница напоминает бесконечный холст, где текст, рисунки и файлы располагаются как на реальном столе. Можно вставить PDF рядом с рукописной схемой, добавить таблицу поверх скриншота или прикрепить аудиозапись к графику проекта. Эта свобода особенно ценна для визуалов и тех, кто работает с нелинейными проектами.
Интеграция с экосистемой Microsoft 365 превращает OneNote в центральный хаб для пользователей офисных приложений. Автоматическая синхронизация с Outlook позволяет превращать письма в задачи прямо из интерфейса. Встроенный Excel работает как полноценный редактор таблиц без переключения между программами. Для команд, использующих Teams, есть мгновенный доступ к общим блокнотам прямо во время видеоконференций. Пример из практики: маркетинговый отдел «Роснефти» ведёт в OneNote еженедельные планерки, где каждый участник редактирует свой раздел встречи параллельно с обсуждением.
Особенности поиска и совместной работы
Система поиска выходит за рамки текстового контента. Распознавание рукописных заметок на русском и английском работает даже при смешанном написании. В тестовом режиме проверяли функционал: фотография доски с рукописными формулами из офиса Сбербанка находилась по ключевым словам через 20 секунд после загрузки. Для аудиозаписей действует временная привязка — можно искать фразы в расшифровке и сразу переходить к нужному моменту в записи.
«В OneNote мы перенесли все методички для новых сотрудников. Теперь при обновлении материала не нужно рассылать 15 версий Word-файлов — изменения появляются у всех автоматически», — делится HR-директор сети «Магнит».
- Параллельное редактирование до 50 пользователей в реальном времени
- Версионность с возможностью восстановления за любой день месяца
- Комментарии с упоминаниями через @ и уведомлениями в Outlook
Облачная синхронизация через OneDrive иногда вызывает вопросы у новичков. В отличие от Evernote с её единым хранилищем, здесь можно выбирать места сохранения для разных блокнотов. Например, конфиденциальные бизнес-документы хранить на корпоративном SharePoint, а личные заметки — в персональном облаке. Офлайн-доступ работает предсказуемо: последние изменения синхронизируются при появлении интернета без ручных действий.
Образовательные и бизнес-кейсы
Для студентов МГУ, участвующих в наших тестах, решающим аргументом стала интеграция с Math Tools. Решение уравнений прямо в заметках с пошаговым объяснением экономит до 40% времени при подготовке к экзаменам. Преподаватели ВШЭ используют встроенный переводчик для быстрого создания двуязычных материалов — функция особенно востребована на международных программах.
- Шаблоны для конспектов с автоматическим форматированием
- Экспорт в PowerPoint с сохранением структуры презентации
- Связка с Planner для трекинга учебных проектов
В корпоративном секторе выделяют функцию аудитов доступа. Руководитель отдела логистики X5 Retail Group отмечает: «Мы видим, кто и когда открывал коммерческие предложения, даже если сотрудник не вносил изменений». Для защиты данных используется двухуровневая система: шифрование отдельных разделов паролем и общая политика безопасности организации.
Главный недостаток — сложность освоения для новичков. Пользователи, привыкшие к линейной структуре Evernote, первые две недели тратят на организацию пространства. Зато после адаптации скорость работы увеличивается в среднем на 25% — это показали внутренние тесты «Ростелекома» при переходе с конкурента.
Сравнивая с предстоящим рассказом о Notion, стоит отметить: OneNote проигрывает в гибкости настройки баз данных, но выигрывает в скорости работы с мультимедийным контентом. Для тех, кто уже использует Office 365, это естественное продолжение экосистемы без необходимости осваивать новые интерфейсы.
Notion как универсальный инструмент для продуктивности и организации
Notion переосмысливает идею рабочего пространства как конструктор с открытым кодом. В отличие от Evernote с его упором на сохранение информации и OneNote с привязкой к экосистеме Microsoft, здесь пользователь сам решает — сделать платформу цифровым блокнотом или полноценной операционной системой для всей деятельности. Гибрид блоков баз данных, канбан-досок и wiki превращает сервис в мультитул для тех, кому не хватает шаблонных решений.
AI здесь интегрирован в сам процесс создания контента. При написании документа можно автоматически генерировать таблицы, преобразовывать заметки в списки задач или исправлять грамматику без переключения между вкладками. Инструмент для работы с искусственным интеллектом не просто дополняет текст — он анализирует структуру страницы и предлагает сценарии её развития. Например, при создании дорожной карты проекта AI может сам распределить задачи по спринтам на основе имеющихся данных.
- Генерация шаблонов встреч с автоматическим выделением ключевых пунктов протокола
- Редактирование результатов мозгового штурма с сортировкой идей по категориям
- Автоматизация заполнения баз данных на основе введённых пользователем параметров
Образовательный план стал хитом среди студентов и преподавателей. При подтверждении статуса учебного заведения можно получить весь функционал платного тарифа Pro без ограничения по времени — уникальное предложение на рынке. Для профессиональных команд построена понятная система подписок с двумя ключевыми особенностями: неограниченное число гостевых доступов и расширенные права администрирования.
Команда разработчиков из Новосибирска использовала Notion для координации 15 удалённых сотрудников — от ведения технической документации до расчёта зарплат. Вместо пяти разных сервисов они работают в едином пространстве с персонализированными представлениями для каждого отдела.
Интеграции выходят за рамки стандартных API. Например, синхронизация с Figma позволяет встраивать мокапы интерфейсов прямо в документацию. При обновлении дизайна в графическом редакторе изменения автоматически появляются в Notion. Для разработчиков полезны прямые подключения к GitHub — статусы задач обновляются при слиянии веток, а не через промежуточные сервисы типа Zapier.
Гибкость иногда становится проблемой. Новые пользователи часто тратят больше времени на настройку шаблонов, чем на работу с контентом. Но те, кто преодолевает порог вхождения, получают инструмент, адаптирующийся под любые процессы. Иерархия рабочих областей строится по принципу матрёшки — пространства компании содержат отделы, внутри них проекты, а те делятся на персонализированные вьюхи для конкретных сотрудников.
Слабое место — офлайн-доступ. В отличие от OneNote с его мгновенной синхронизацией даже при плохом интернете, Notion требует стабильного соединения для работы с динамическими элементами. Локальные копии страниц сохраняются как обычные HTML-файлы без возможности редактирования — проблема для тех, кто часто работает в дороге.
При выборе между тремя сервисами стоит честно ответить на вопрос: хотите вы организованного рабочего процесса или свободы творчества. Notion похож на цифровой песочницу, где можно месяцами строить идеальную систему, но именно эта бесконечная кастомизация стала главной причиной его популярности у стартапов и креативных команд.
Сравнительный анализ и рекомендации по выбору
При выборе между Evernote, OneNote и Notion важно понять, как каждый сервис работает в реальных ситуациях. Начнём с базового сценария — личное ведение заметок. Evernote остаётся эталоном для тех, кто ценит структуру. Веб-клипер, мгновенный поиск по PDF-файлам и рукописным заметкам, теги в три уровня — здесь удобно хранить информацию десятилетиями. Но бесплатный тариф ограничивает два устройства и 60 МБ загрузок в месяц. Для студентов или фрилансеров с небольшим бюджетом это может стать проблемой.
OneNote выгодно отличается полной бесплатностью и интеграцией с экосистемой Microsoft Office. Бесконечный холст, рукописный ввод с поддержкой математических формул и аудиозаписей идеален для лекций или мозговых штурмов. Но поиск работает хуже, чем у конкурентов, а синхронизация иногда запаздывает — это раздражает при работе с большим количеством материалов.
Notion для личных заметок — как спортивный автомобиль для поездки в магазин. Шаблоны баз данных, вложенные страницы и кастомизация полезны продвинутым пользователям, но новички часто теряются в интерфейсе. Бесплатный тариф даёт неограниченные блоки, но для доступа к истории версий или работе с PDF-файлами нужна подписка.
Учёба
Студентам с плотным графиком подойдёт OneNote. Встроенный расчёт уравнений, интеграция с Teams для групповых заданий и автоматическое сохранение каждой правки спасают во время сессии. Например, можно быстро перенести расписание экзаменов из Excel-таблицы прямо в блокнот.
Evernote работает как цифровой архив. Сканы лекций с распознанным текстом, голосовые заметки с метками по предметам, напоминания о дедлайнах через интеграцию с Google Calendar. Но для командной работы над проектами функционал слабоват — нет одновременного редактирования в реальном времени.
Notion становится фаворитом у студентов технических специальностей. Базы данных с фильтрами помогают систематизировать конспекты по темам, а шаблоны для учебных планов экономят часы. Тот, кто разобрался с реляционными связями между таблицами, может создать полноценную систему контроля знаний — от списка литературы до автоматического расчёта прогресса.
Работа в команде
Здесь Notion вырывается вперёд. Общие рабочие пространства с разграничением прав, комментарии к любым элементам страницы, синхронное редактирование — идеально для удалённых команд. Например, отдел маркетинга может вести в одной базе данных контент-план, бюджет и результаты A/B-тестов.
OneNote предлагает только общий доступ к блокнотам через Microsoft 365. Комментарии расположены отдельно от контента, версионность ограничена — для agile-процессов малопригоден. Зато интеграция с Planner и To-Do упрощает базовое управление задачами внутри экосистемы Microsoft.
Evernote Business за 15$ в месяц на пользователя выглядит пережитком прошлого. Общие чаты и аннотации к заметкам работают с лагами, а для сложных проектов не хватает инструментов визуализации. Подойдёт разве что небольшим командам, которым нужно просто расшарить клиентские брифы.
Управление проектами
Notion превращает базы данных в многофункциональный хаб. Дорожные карты с временными шкалами, автоматизация рутинных операций через API, кастомные дашборды — тут можно построить систему под специфику любой отрасли. Но требуются недели на настройку, и без технических навыков не обойтись.
Evernote пытается конкурировать через интеграцию со Slack и Google Drive. Задачи с напоминаниями, прикрепление файлов к заметкам, простые чек-листы — этого хватит для персонального таск-менеджмента, но не для комплексного управления проектами.
OneNote в этой категории вообще не рассматривают как самостоятельный инструмент. Максимум — хранилище для встреч и протоколов, которые потом дублируют в специализированных сервисах типа Jira.
Что выбрать
Для личного архива и быстрого поиска — Evernote. Если бюджет позволяет платить 15$ ежемесячно и не нужны сложные проектные функции. Студентам с подпиской Microsoft 365 разумнее использовать OneNote. Когда требуется гибкость и командная работа — инвестируйте время в освоение Notion.
Проверьте свои текущие задачи. Нужно ли вам хранить тысячи заметок с продвинутым поиском? Часто ли вы работаете с PDF-документами? Планируете масштабировать процессы? Ответы на эти вопросы устранят 80% сомнений при выборе сервиса.